Services aux entreprises
Les sociétés du groupe Rosemont International sont en mesure de fournir une gamme complète de services aux sociétés. Ceux-ci incluent une assistance en matière de secrétariat, d’administration et de comptabilité, de conseils, de constitution et de domiciliation, et un service complet de gestion de sociétés.
Services aux sociétés gérées et sociétés non gérées
Il arrive souvent qu’on nous demande la différence entre les services que nous proposons aux sociétés gérées et aux sociétés non gérées, et quels sont les avantages d’une société gérée par nos soins, qui a un coût plus élevé ?
Vous trouverez ci-dessous une comparaison de services, ainsi que quelques réflexions qui pourrait vous faire choisir le service complet de société gérée.
Services aux sociétés gérées
Nous fournissons un conseil d’administration ou de certains membres du conseil d’administration pour une société.
Notre équipe expérimentée et qualifiée, peut, grâce à ses compétences, agir en tant que Directeurs et occuper des postes à responsabilité. Cela permet une gestion et un contrôle réels et crédibles des sociétés commerciales ou des holdings. Nous pouvons également, selon les circonstances, nommer une société en tant que directeur.
Nous sommes en mesure de proposer une gestion complète de cette structure, de manière à vous permettre rester à distance de la société, et ce, en vous fournissant des actionnaires et directeurs subrogés pour vous représenter. Ce processus est rendu possible par l’instauration d’un mandat d’administration en ce qui concerne les obligations statutaires de la société dans la juridiction de l’incorporation et la gestion quotidienne de la société. Nous suivrons une logistique sera alors mise en place avec vous pour répondre à vos exigences en matière de procédures et conditions de fonctionnement. Cela vous permettra également de suivre à distance les activités de la société.
Les directeurs sont responsables de la gestion de la société, et ne sont pas de simples “directeurs subrogés”. Leurs obligations seront conformes aux exigences des lois applicables dans le pays d’incorporation en matière de droit des sociétés, et à toute législation pertinente en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Ils doivent être en mesure de comprendre l’activité de la société pour pouvoir à la gérer de manière appropriée.
Généralement, la société conclurait des accords contractuels, ou des contrats de consultation avec des différents tiers en fonction du contexte. Des factures (émises ou reçues), des confirmations, fiches de paie, etc, justifieraient les transactions.
Les activités/transactions de la société seront normalement effectuées au travers d’un ou de plusieurs comptes bancaires qui seront ouverts au nom de la société dans le pays de votre choix. De nos jours, l’ouverture de comptes bancaires pour une société peut constituer un véritable défi mais grâce à notre assistance le processus en sera grandement facilité.
L’administration quotidienne de la société inclut entre autre la comptabilité et la préparation des comptes financiers annuels et est généralement facturée au temps passé, sur la base d’un taux horaire plus débours.
Services aux sociétés non gérées
Dans le cas d’une société non gérée, le conseil d’administration est fourni par le client lui-même et la responsabilité de la gestion de la société incombe à ces directeurs. Notre service se limite alors généralement à maintenir la société en conformité dans le pays d’incorporation, à la fourniture d’un agent local résident et/ou d’un siège social et dans certains cas à la conservation des documents statutaires de la société.
Pour les structures purement offshores, qui seraient directement administrées et dirigées par le client, nous pouvons nous occuper des formalités liées à la constitution de la société qui vous sera confiée par la suite. Nous restons l’intermédiaire entre vous et cette juridiction dans le cas où vous auriez besoin de demandes en matière de documents statutaires.
Nous acceptons que les clients soient directeurs mais nous n’encourageons pas toujours cette disposition.
Pour les sociétés non-gérées, les services suivants sont généralement inclus dans les frais de première année:
- La constitution de la société, ou l’attribution d’une société préconstituée;
- La fourniture du siège social de la société;
- Le paiement des frais gouvernementaux annuels dans la juridiction de la constitution de la société ainsi que des frais annuels de l’agent résident local;
- La nomination du premier directeur et la rédaction du premier procèsverbal ratifiant la constitution ou l’attribution de la société;
- La coordination avec l’agent résident local dans la juridiction où la société est constituée.
Inclus dans les prochaines années de cotisation:
- Le paiement des frais gouvernementaux annuels dans la juridiction de la constitution de la société ainsi que des frais annuels de l’agent résident local;
- La coordination avec l’agent résident local dans la juridiction où la société est constituée
Sont exclus des frais de la première année et des années suivantes les services suivants :
- L’ouverture d’un compte bancaire et la mise en place de procurations pour les opérations sur le compte bancaire;
- La diminution ou l’augmentation ou toute autre modification du capital de la Société;
- La fourniture de directeur(s), de secrétaire ou de tout autre personnel administratif;
- La vente des actions de la Société;
- La tenue à jour du registre des actionnaires et des directeurs, des certificats d’actions, des procèsverbaux, et tout autre document statutaire de la Société;
- La conservation de ces documents statutaires et du Sceau de la Société ;
- La préparation et soumission du rapport annuel de la Société;
- L’organisation des assemblées générales annuelles et/ou extraordinaires de la Société;
- L’administration quotidienne de la Société; et
- Les frais engagés pour le compte du client sur présentation de pièces justificatives, par exemple apostilles, certificats, etc.
En complément des services ci-dessus, nous pouvons dispenser des services supplémentaires qui peuvent être convenus par écrit entre les parties. En procurant des services administratifs, à moins d’un engagement écrit contraire, nous ne serons pas dans l’obligation de fournir des conseils au client concernant les changements législatifs et réglementaires qui pourrait survenir dans la juridiction de constitution de la société ou dans la juridiction où la société mène une activité ou détient des actifs.
Dans certaines circonstances nous pouvons agir conjointement au conseil d’administration avec le client. Les conditions d’un tel arrangement seront convenues au cas par cas. D’une manière générale, nous ne souhaitons pas être dans une situation où le client qui se trouve être le directeur de la société ait la capacité d’engager la société sans l’accord des autres membres du conseil d’administration.
Pourquoi choisir le service de sociétés gérées ?
- Le client peut ne pas avoir les compétences ou les connaissances techniques requises au niveau de la législation locale pour gérer une telle société. Bien que les juridictions dites « offshores » soient susceptibles d’avoir une charge réglementaire plus légère que les juridictions « onshores », il existe tout de même des lois locales à respecter. Chaque juridiction possède son propre droit des sociétés et sa propre réglementation financière qui doivent être respectés. Les obligations locales peuvent parfois changer de temps à autre et le client peut ne pas être en mesure de se tenir au courant de ces modifications. Lorsque nous fournissons l’administration à la société, nous nous assurons d’être informés de ces changements.
- Les tierces parties, telles que les banques sont souvent plus rassurés de nous voir siéger au conseil d’administration. Ils ont le sentiment que la société est gérée de manière appropriée et que nous engagerons toute notre responsabilité pour superviser les activités de la société, et que les registres et les documents statutaires de la société seront maintenus en adéquation avec les lois en vigueur.
- Pour les sociétés non gérées, l’adresse de nos bureaux ne peut être utilisée comme adresse administrative de la société pour les correspondances adressées à/par la société. La seule adresse pouvant être utilisée est celle du l’agent local résidant qui pourra facturer ce service.
- Pour des raisons fiscales, il peut être déconseillé au client d’avoir la direction et le contrôle de la Société. Les règles relatives aux sociétés étrangères contrôlées (CFC Controlled Foreign Corporation) dans le pays de résidence du client, ainsi que diverses questions fiscales dans le pays de résidence, ou dans les pays où la société opère ou commerce doivent être prises en considération en choisissant la gestion la plus appropriée pour la structure. Le client devra considérer de plus en plus les différentes exigences de « substance » pour choisir le lieu de gestion de la société.
- Le service de sociétés gérées fournit une meilleure confidentialité dans les relations avec les tierces parties qui traitent avec la société. En effet, les documents, les contrats et les instructions bancaires seront signés par nous en tant que directeurs de la société.
- Dans certaines juridictions comme les Seychelles par exemple, la Société doit indiquer dans une résolution qui sera adressé à l’agent local résident où sont conservés ses procèsverbaux et ses registres comptables. Notre adresse ne peut être utilisée à ces fins que si nous fournissons le conseil d’administration, ou si nous fournissons des services de comptabilité. Dans ce cas, nous exigerons que toutes les transactions soient en conformité avec les règles en vigueur en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
- Lorsque nous fournissons le conseil d’administration, nous sommes en mesure d’assurer la continuité de l’administration de la société en cas de décès ou incapacité du client.